Tahsilat ekibi olmadan ödenmemiş faturaları tahsil etmek
İyi tahsilat için bir tahsilat departmanı gerekmez. Gereken, sabit bir sıralamadır: vadeden önce samimi bir hatırlatma, vadeden sonra daha kararlı bir hatırlatma, somut bir plan öneren bir arama ve belgelenmiş bir son ihtar. Faturaların çoğu yazılı adımlarda ödenir. Disiplin, her seferinde aynı sıralamayı işletmektir.
Murphy, Editör ekibi6 Ekim 20266 dk okuma
Küçük işletmeler tahsilatta neden para kaybeder?
Genellikle müşteriler ödemeyi reddettiği için değil. Ödeme takibi kimsenin işi olmadığı için: işletme sahibi bunu diğer her şeyin arasında yapar, hatırlatmalar biri hatırladığında gider ve ödeme istemenin verdiği mahcubiyet yüzünden pek çok fatura hiç takip edilmez. Takip edilmeyen fatura eskir, eskiyen faturayı tahsil etmek de zorlaşır.
Çözüm, bir kez kararlaştırılan ve her fatura için aynı şekilde işleyen bir sıralamadır; böylece hiçbir hatırlatma ayrı bir karar ya da cesaret gerektirmez. Sertlik bunun yerini tutmaz, yazılım da ondan sonra gelir. Sabit bir sıralama, işi ileride otomatikleştirmeyi de kolaylaştırır.
Bir hatırlatma sıralaması neye benzer?
Çoğu portföy için dört adım yeterlidir. Aşağıdaki zamanlamalar bir başlangıç noktasıdır; önemli olan sizinkilerin sabit olması ve her mesajın somut bir şey önermesidir. Çoğu faturalama ve muhasebe aracı yazılı adımları otomatik olarak gönderebilir; bu, tüm sıralamadaki en ucuz otomasyondur.
| Adım | Ne zaman | Ne işe yarar |
|---|---|---|
| Ön bilgilendirme | Vadeden birkaç gün önce | Tutarı ve tarihi teyit eder, bir ödeme bağlantısı içerir. Takip değil, hizmet gibi algılanır. |
| İlk hatırlatma | Vadeden birkaç gün sonra | Samimidir, bir gözden kaçma olduğunu varsayar, ödeme bağlantısını tekrarlar. |
| İkinci hatırlatma | Yaklaşık iki hafta gecikmede | Kararlı ve net: tutar, gecikme gün sayısı ve bir tarih ya da plan üzerinde anlaşma teklifi. |
| Arama, ardından son ihtar | Yaklaşık bir ay gecikmede | Plan öneren bir görüşme; sonuç çıkmazsa, bundan sonra ne olacağını açıkça söyleyen yazılı bir ihtar. |
Faturaların çoğu reddedilmez, unutulur; unutulan bir faturanın ihtiyacı da yalnızca bir hatırlatmadır.
Ne zaman telefon etmelisiniz?
Yazılı adımlar sonuç vermemeye başladığında. Arama, sessizliği retten değil mahcubiyetten ya da nakit sıkışıklığından kaynaklanan müşteriye ulaşır ve bir mektubun yapamadığını yapabilir: tek bir görüşmede plan üzerinde anlaşmak. Görüşmeye bir öneriyle girin. Şimdi kısmi bir ödeme, kalanı da belirli bir tarihte; bu teklif, ne zaman ödeyebileceklerini sormaktan çok daha fazla görüşmeyi sonuca bağlar. Yalnızca talebi tekrarlayan bir arama iyi niyeti tüketir ve karşılığında hiçbir şey kazandırmaz.
Roller tersine dönse duymak isteyeceğiniz tonu kullanın. Bu çeyrek ödemesi geciken müşteri, çoğu zaman gelecek yıl da müşterinizdir; nasıl tahsilat yaptığınız, geri gelip gelmeyeceğini belirler.
Arama hiç yapılamayan adımsa, yapay zekâ ile ödeme hatırlatma aramaları bu işi üstlenebilir; böylece sıralamanın en zor adımı işletme sahibinin yapılacaklar listesinden çıkar.
Kanun geç ödemeye neler ekler?
Küçük işletmelerin çoğunun kullandığından fazlasını. Avrupa Birliği'nde işletmeler arası faturalara, hatırlatma gerekmeksizin, her altı ayda bir merkez bankası referans faizine en az sekiz puan eklenerek belirlenen yasal gecikme faizi ve tahsilat masrafları için asgari 40 euroluk sabit bir bedel işler. İspanya, İtalya ve AB'nin geri kalanı aynı direktifin ulusal versiyonlarını uygular; diğer pazarların kendi rejimleri vardır.
Bu hakları iyi bir müşteriye karşı kullanıp kullanmamak ticari bir karardır. Yine de onları bilmek görüşmeyi değiştirir: yasal sonuçları sayabilen bir satıcının bunlara başvurması nadiren gerekir.
Dosyayı devretme zamanı ne zaman gelir?
Sıralama tamamlandığında, hesap sessizliğe gömüldüğünde ve zamanınız artık bakiyeden daha değerli olduğunda. Bir tahsilat şirketinin yürüttüğü mahkeme dışı tahsilat ya da bir avukatın ihtarnamesi, küçük bir işletmenin tek başına sağlayamayacağı bir ağırlık katar; ama bunun bir bedeli vardır: tahsilat şirketleri genellikle başarıya bağlı çalışır, tahsil ettiklerinin bir payını alır ve bu pay borç eskidikçe büyür. Dosyayı eksiksiz devredin: her fatura, her hatırlatma, tarihiyle birlikte her anlaşma. Çünkü ellerindeki malzemenin büyük kısmı bu dosyadır.
Sık sorulan sorular
Geciken faturalara faiz uygulamalı mıyım?
AB'de geciken ticari faturalar için kanunen yasal faiz ve sabit bir tahsilat bedeli talep etme hakkınız vardır. Bunu elde tutmak istediğiniz bir müşteriye uygulayıp uygulamamak ticari bir değerlendirmedir; pek çok işletme bu hakkı son ihtarda hatırlatır, bir plan üzerinde anlaşıldığında da ondan vazgeçer.
Aramadan önce kaç yazılı hatırlatma gönderilmeli?
Olağan cevap iki: vadeden kısa süre sonra samimi bir tane, yaklaşık iki hafta sonra kararlı bir tane. İkincisi ne ödeme ne de yanıt getirirse, bir şeyi değiştirecek sonraki adım bir görüşmedir.
Ödeme takibi müşteriyi kaybetmeme yol açar mı?
Sabit ve nazik bir sıralamayla yapıldığında genellikle tam tersi olur: düzgün işleyen bir işletme izlenimi verir. Müşteri kaybettiren, doğaçlama versiyondur: iki ay sessizlik, ardından bir tehdit.
Sıradaki yazı