Jak odzyskać pieniądze z niezapłaconych faktur bez działu windykacji

Dlaczego małe firmy tracą pieniądze na należnościach?

Zwykle nie dlatego, że klienci odmawiają zapłaty. Dzieje się tak, bo upominanie się o płatności nie jest niczyim zadaniem: właściciel robi to między wszystkim innym, przypomnienia wychodzą, gdy ktoś sobie o nich przypomni, a niezręczność proszenia o pieniądze sprawia, że o wiele faktur po prostu nikt się nie upomina. Faktura, o którą nikt się nie upomina, starzeje się, a starsze faktury trudniej odzyskać.

Rozwiązaniem jest sekwencja ustalona raz i przebiegająca tak samo dla każdej faktury, tak by żadne przypomnienie nie wymagało decyzji ani odwagi. Agresywność jej nie zastąpi, a oprogramowanie przychodzi dopiero po niej. Stała sekwencja to zresztą także to, co później pozwala łatwo zautomatyzować tę pracę.

Jak wygląda sekwencja przypomnień?

W większości portfeli wystarczą cztery kroki. Poniższe terminy to punkt wyjścia; liczy się to, by Państwa terminy były stałe, a każda wiadomość zawierała konkretną propozycję. Większość programów do fakturowania i księgowości potrafi automatycznie wysyłać kroki pisemne – to najtańsza automatyzacja w całej sekwencji.

Kiedy sięgnąć po telefon?

Gdy wiadomości pisemne przestają działać. Telefon dociera do klienta, którego milczenie wynika ze wstydu albo z kłopotów z płynnością, a nie z odmowy, i potrafi to, czego nie potrafi list: uzgodnić plan w jednej rozmowie. Warto dzwonić z gotową propozycją. Część kwoty teraz i reszta w konkretnym terminie zamyka więcej rozmów niż pytanie, kiedy klient może zapłacić. Rozmowa, która tylko powtarza żądanie, zużywa dobrą wolę i niczego nie daje.

Warto mówić tonem, który samemu chciałoby się usłyszeć, gdyby role się odwróciły. Klient, który zalega w tym kwartale, często wciąż jest klientem w przyszłym roku, a sposób windykacji decyduje o tym, czy wróci.

Jeśli telefon to krok, do którego nigdy nie dochodzi, mogą go przejąć połączenia przypominające o płatności prowadzone przez AI – i zdjąć z listy zadań właściciela najtrudniejszy krok w całej sekwencji.

Co prawo dodaje do opóźnionej płatności?

Więcej, niż wykorzystuje większość małych firm. W Unii Europejskiej od faktur między przedsiębiorcami naliczają się ustawowe odsetki za opóźnienie, ustalane co pół roku jako stopa referencyjna banku centralnego powiększona o co najmniej osiem punktów procentowych, oraz stała minimalna kwota 40 euro tytułem kosztów odzyskiwania należności – bez konieczności wysyłania przypomnienia. Hiszpania, Włochy i pozostałe kraje UE stosują krajowe wersje tej samej dyrektywy; inne rynki mają własne regulacje.

Czy egzekwować te prawa wobec dobrego klienta, to decyzja handlowa. Sama ich znajomość i tak zmienia rozmowę: sprzedawca, który potrafi wymienić ustawowe konsekwencje, rzadko musi się na nie powoływać.

Kiedy przekazać sprawę dalej?

Gdy sekwencja się wyczerpała, klient zamilkł, a Państwa czas jest już wart więcej niż saldo. Windykacja polubowna prowadzona przez firmę windykacyjną albo wezwanie do zapłaty od prawnika dodają wagi, której mała firma nie nada sama – za określoną cenę: firmy windykacyjne zwykle pracują za prowizją od sukcesu, zatrzymując część odzyskanej kwoty, a ta część rośnie wraz z wiekiem długu. Należy przekazać kompletne akta – każdą fakturę, każde przypomnienie, każde ustalenie z datą – bo akta to większość tego, czym firma windykacyjna będzie dysponować.