Come incassare le fatture insolute senza un ufficio recupero crediti

Perché le piccole imprese perdono soldi sugli incassi?

Non perché i clienti si rifiutino di pagare, ma perché sollecitare non è il lavoro di nessuno: lo fa il titolare tra mille cose, i solleciti partono quando qualcuno se ne ricorda, e l'imbarazzo di chiedere fa sì che molte fatture non vengano mai reclamate. Una fattura non reclamata invecchia, e le probabilità di incassarla calano ogni mese che passa.

Il rimedio non è l'aggressività e non è partire dal software. È una sequenza, decisa una volta, che gira uguale per ogni fattura, così nessun sollecito richiede una decisione o una dose di coraggio. È così che si incassano le fatture insolute con un team piccolo. Ed è anche ciò che rende facile automatizzare più avanti il recupero crediti di una piccola impresa, perché una sequenza fissa è esattamente il lavoro che un software esegue bene.

Come è fatta una sequenza di solleciti?

Quattro passaggi coprono la maggior parte dei portafogli. I tempi qui sotto sono un punto di partenza; conta che i tuoi siano fissi e che ogni messaggio proponga qualcosa di concreto. Quasi tutti i programmi di fatturazione e di contabilità sanno inviare i passaggi scritti come solleciti di pagamento automatici, il modo più economico che esista per automatizzare il seguito delle fatture scadute.

Quando conviene alzare il telefono?

Quando lo scritto smette di funzionare. Una telefonata raggiunge il cliente il cui silenzio è imbarazzo o cassa, non rifiuto, e può fare ciò che una lettera non può: chiudere un piano in una sola conversazione. Entra con qualcosa da proporre. Metà subito e il resto a una data precisa chiude più chiamate che chiedere quando potranno pagare. Una chiamata che ripete soltanto la richiesta consuma fiducia e non compra nulla.

Tieni il tono che vorresti sentire nel tuo mese peggiore. Il cliente in ritardo questo trimestre spesso è ancora un cliente l'anno prossimo, e il modo di incassare decide se torna.

Se la telefonata è il passaggio che non arriva mai, si può automatizzare anche quella. Le chiamate di promemoria con l'IA fanno ogni volta la stessa conversazione, propongono lo stesso piano e registrano ciò che è stato concordato, così il passaggio più difficile della sequenza esce dalle serate del titolare.

Cosa aggiunge la legge a un pagamento in ritardo?

Più di quanto la maggior parte delle piccole imprese usi. Nell'Unione Europea le fatture tra imprese maturano interessi di mora, fissati ogni semestre al tasso di riferimento della banca centrale più almeno otto punti, e un indennizzo minimo fisso di 40 euro per i costi di recupero, senza bisogno di costituzione in mora. L'Italia applica il proprio recepimento della stessa direttiva, come la Spagna e il resto della UE; altri mercati hanno regimi propri.

Far valere quei diritti con un buon cliente è una scelta commerciale. Conoscerli cambia comunque la conversazione: chi sa nominare le conseguenze di legge raramente ha bisogno di invocarle.

Quando è il momento di delegare?

Quando la sequenza è stata eseguita, il conto è rimasto in silenzio e il tuo tempo vale ormai più del saldo. Il recupero stragiudiziale affidato a un'agenzia, o la diffida firmata da un avvocato, porta una leva che tu non hai, a un prezzo: le agenzie lavorano di solito a percentuale sul recuperato, e la quota cresce con l'età del credito. Consegna un fascicolo completo, ogni fattura, ogni sollecito, ogni accordo con la sua data, perché il fascicolo è quasi tutto il loro materiale di lavoro.