Forderungen selbst eintreiben oder an ein Inkassobüro abgeben?
Ein Inkassobüro erspart Ihnen die Arbeit, kostet aber Marge und die Kundenbeziehung: Erfolgsprovisionen nehmen häufig ein Fünftel bis die Hälfte des Beigetriebenen, bei alten Forderungen mehr, und der Kunde hat es mit Fremden zu tun. Wer selbst eintreibt, behält beides, wenn der Prozess diszipliniert läuft. Die meisten kleinen Unternehmen teilen nach Alter auf: frühe Rückstände intern, stille Fälle nach außen.
Murphy, Redaktion4. Oktober 20266 Min. Lesezeit
Was kostet ein Inkassobüro?
Die Gebührenstruktur ist einfach, die Rechnung nicht. Erfolgsbasis heißt: kein Erfolg, keine Gebühr, und das fühlt sich sicher an. Es heißt aber auch, dass das Büro einen großen Anteil genau des Geldes behält, das Sie am ehesten ohnehin gesehen hätten. Die Anteile reichen üblicherweise von etwa einem Fünftel des Beigetriebenen bei frischen, gut dokumentierten Verbraucherforderungen bis zur Hälfte oder mehr bei alten oder kleinen Salden; für frühe, behutsame Ansprache gibt es auch Pauschalmodelle. Rechnen Sie es an einem Fall durch. Ein Saldo von 900 Euro bei einer Provision von 35 Prozent bringt Ihnen 585 Euro, und das, bevor Sie den Kunden mitrechnen.
Die Vergleichszahl ist der Nettobetrag: was das Büro auf Ihren Fällen nach Abzug seines Anteils abliefert, gegenüber dem, was Ihr eigener Mahnablauf auf denselben Fällen einbringt. Das Alter der Forderung entscheidet diesen Vergleich stärker als alles, was das Büro tut.
Was geben Sie mit dem Fall ab?
Zuerst die Beziehung. Der Kunde, der von einem Inkassobüro hört, ist in seinem eigenen Kopf nicht mehr Ihr Kunde, was auch immer im Vertrag steht, und ein Unternehmen, dessen Geschäftsmodell von wiederkehrenden Kunden lebt, sollte diesen Verlust in die Provision einpreisen. Zweitens die Kontrolle über den Ton: Die Anreize des Büros belohnen das Beigetriebene in diesem Quartal, nicht Ihre Marke im nächsten Jahr. Und drittens die Information: Die Gespräche, die erklären, warum ein Fall gekippt ist, finden dort statt, wo Sie sie nicht mehr hören.
Der erste Monat, in dem ein Fall still wird, ist mehr wert als jede Provision, die Sie je aushandeln.
Was braucht es wirklich, um das Inkasso intern zu halten?
Keine Abteilung, aber vier Dinge: einen festen Mahnablauf, der rausgeht, ohne dass jemand entscheiden muss, ihn zu versenden, eine Person, die jede Woche für die Liste der überfälligen Fälle zuständig ist, eine Dokumentation jedes Kontakts und jeder Zusage, und die Disziplin, Ratenpläne vorzuschlagen, statt den Gesamtbetrag zu fordern. Eigenes Inkasso scheitert meist dort, wo das Nachfassen zwischen anderer Arbeit hineingequetscht wird, und es gelingt dort, wo es Routine ist.
Automatisierung hat diese Grenze in den letzten Jahren verschoben, denn die systematische, höfliche Arbeit, jeder Fall, jedes Mal, für die man früher Personal brauchte, ist genau die Arbeit, die Software gut kann. Damit rückt eigenes Inkasso, eine Alternative zum Inkassobüro, bei der der Kunde bei Ihnen bleibt, in Reichweite von Unternehmen, die viel zu klein sind, um je Personal dafür einzustellen.
Wo landen die meisten kleinen Unternehmen?
Bei einer Aufteilung, nach Alter und nach dem Zustand der Beziehung.
| Fall | Wer ihn bearbeitet | Warum |
|---|---|---|
| Fristgerecht bis dreißig Tage überfällig | Intern | Die Beziehung ist warm, und eine Erinnerung reicht meist. |
| Dreißig bis neunzig Tage | Intern, mit Ratenplänen | Das Zeitfenster für das Gespräch: Hier werden Ratenzahlungen vereinbart. |
| Über neunzig Tage und still | Inkassobüro oder Rechtsweg | Druck von außen, den Sie selbst nicht ausüben können, die Provision wert, sobald Ihr eigener Mahnablauf durchgelaufen ist. Größere Kreditgeber verkaufen solche Fälle oft stattdessen als Portfolios notleidender Kredite (NPL). |
| Bestritten | Keiner von beiden, bis geklärt | Wer eine bestrittene Forderung eintreibt, erntet meist eine Beschwerde. Klären Sie zuerst den Streit. |
Häufige Fragen
Ab welchem Alter sollte eine Forderung zum Inkassobüro?
Sobald Ihr eigener Mahnablauf vollständig durchgelaufen ist und der Fall still geworden ist, üblicherweise um die neunzig Tage überfällig. Wer früher abgibt, zahlt die volle Provision für Geld, das eine Erinnerung wahrscheinlich eingebracht hätte.
Treiben Inkassobüros mehr ein als ich?
Bei alten, stillen Fällen meist ja: Das ist ihr Handwerk. Bei frischen Rückständen bringt ein disziplinierter eigener Mahnablauf netto in der Regel mehr, weil der Kunde Ihnen noch antwortet und keine Provision abgeht.
Kann ich Fälle von einem Inkassobüro zurückholen?
Das hängt von der Vereinbarung ab, also entscheiden Sie es vor der Unterschrift: Achten Sie auf Rückrufrechte, Exklusivitätsklauseln und darauf, was mit Fällen unter einem laufenden Ratenplan geschieht, wenn Sie kündigen.
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