Offene Rechnungen eintreiben ohne eigene Inkassoabteilung
Sie brauchen keine Inkassoabteilung, um gut einzutreiben. Sie brauchen eine feste Abfolge: eine freundliche Erinnerung vor dem Fälligkeitstermin, eine nachdrückliche danach, einen Anruf mit einem konkreten Vorschlag und eine dokumentierte letzte Mahnung. Die meisten Rechnungen werden schon in den schriftlichen Schritten bezahlt. Die Disziplin besteht darin, jedes Mal dieselbe Abfolge durchzuziehen.
Murphy, Redaktion6. Oktober 20266 Min. Lesezeit
Warum verlieren kleine Unternehmen Geld beim Forderungseinzug?
Meist nicht, weil Kunden die Zahlung verweigern. Es passiert, weil das Nachfassen niemandes Aufgabe ist: Der Inhaber erledigt es zwischen allem anderen, Erinnerungen gehen raus, wenn jemand daran denkt, und weil Nachfragen unangenehm ist, wird bei vielen Rechnungen schlicht nie nachgehakt. Eine Rechnung, um die sich niemand kümmert, altert, und ältere Rechnungen sind schwerer einzutreiben.
Die Lösung ist eine Abfolge, einmal vereinbart, die für jede Rechnung gleich läuft, sodass keine einzelne Erinnerung eine Entscheidung oder eine Portion Mut verlangt. Härte ersetzt sie nicht, und Software kommt erst danach. Eine feste Abfolge macht die Arbeit später auch leicht automatisierbar.
Wie sieht eine Abfolge von Zahlungserinnerungen aus?
Für die meisten Bestände reichen vier Schritte. Die Zeitpunkte unten sind ein Ausgangspunkt; entscheidend ist, dass Ihre feststehen und dass jede Nachricht etwas Konkretes vorschlägt. Die meisten Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme können die schriftlichen Schritte automatisch versenden, und das ist die günstigste Automatisierung der ganzen Abfolge.
| Schritt | Wann | Was er bewirkt |
|---|---|---|
| Vorabhinweis | Ein paar Tage vor dem Fälligkeitstermin | Bestätigt Betrag und Datum, mit Zahlungslink. Wirkt wie Service, nicht wie Mahnen. |
| Erste Erinnerung | Ein paar Tage nach dem Fälligkeitstermin | Freundlich, geht von einem Versehen aus, wiederholt den Zahlungslink. |
| Zweite Erinnerung | Etwa zwei Wochen überfällig | Bestimmt und konkret: der Betrag, wie viele Tage er überfällig ist, und das Angebot, ein Datum oder einen Ratenplan zu vereinbaren. |
| Anruf, dann letzte Mahnung | Etwa einen Monat überfällig | Ein Gespräch, das einen Plan vorschlägt; gelingt das nicht, eine schriftliche Mahnung, die klar sagt, was als Nächstes passiert. |
Die meisten Rechnungen werden nicht verweigert, sondern vergessen, und eine vergessene Rechnung braucht nur eine Erinnerung.
Wann sollten Sie zum Telefon greifen?
Wenn Schreiben nicht mehr wirkt. Ein Anruf erreicht den Kunden, dessen Schweigen aus Scham oder einem Liquiditätsengpass kommt statt aus Verweigerung, und er kann, was ein Brief nicht kann: in einem Gespräch einen Plan vereinbaren. Gehen Sie mit einem Vorschlag hinein. Eine Teilzahlung jetzt und der Rest an einem genannten Datum führt in mehr Gesprächen zum Abschluss als die Frage, wann der Kunde zahlen kann. Ein Anruf, der nur die Forderung wiederholt, verbraucht Wohlwollen und bringt nichts.
Wählen Sie den Ton, den Sie selbst hören wollten, wenn die Rollen vertauscht wären. Der Kunde, der in diesem Quartal im Rückstand ist, ist im nächsten Jahr oft noch Kunde, und wie Sie einfordern, entscheidet, ob er wiederkommt.
Ist der Anruf der Schritt, der nie passiert, können KI-gestützte Erinnerungsanrufe ihn übernehmen, und damit verschwindet der schwierigste Schritt der Abfolge von der To-do-Liste des Inhabers.
Was ergänzt das Gesetz bei verspäteter Zahlung?
Mehr, als die meisten kleinen Unternehmen nutzen. In der Europäischen Union fallen auf Rechnungen zwischen Unternehmen gesetzliche Verzugszinsen an, jedes Halbjahr festgelegt auf den Referenzzinssatz der Europäischen Zentralbank plus mindestens acht Prozentpunkte, dazu eine feste Mindestpauschale von 40 Euro für Beitreibungskosten, ohne dass es dafür einer Mahnung bedarf. Spanien, Italien und die übrigen EU-Staaten wenden nationale Fassungen derselben Richtlinie an; andere Märkte haben eigene Regelungen.
Ob Sie diese Rechte bei einem guten Kunden durchsetzen, ist eine geschäftliche Abwägung. Sie zu kennen, verändert das Gespräch trotzdem: Ein Verkäufer, der die gesetzlichen Folgen benennen kann, muss sich selten auf sie berufen.
Wann ist es Zeit, den Fall abzugeben?
Wenn die Abfolge durchlaufen ist, der Kunde schweigt und Ihre Zeit inzwischen mehr wert ist als der offene Betrag. Außergerichtliches Inkasso durch ein Inkassounternehmen oder ein anwaltliches Mahnschreiben verleiht Gewicht, das ein kleines Unternehmen allein nicht aufbringt, allerdings zu einem Preis: Inkassounternehmen arbeiten häufig erfolgsabhängig, behalten also einen Anteil an dem, was sie eintreiben, und dieser Anteil wächst mit dem Alter der Forderung. Übergeben Sie eine vollständige Akte, jede Rechnung, jede Erinnerung, jede Vereinbarung mit Datum, denn die Akte ist der Großteil dessen, womit gearbeitet werden kann.
Häufige Fragen
Sollte ich Zinsen auf verspätete Rechnungen verlangen?
In der EU stehen Ihnen bei verspäteten Rechnungen zwischen Unternehmen kraft Gesetzes Verzugszinsen und eine feste Beitreibungspauschale zu. Ob Sie das bei einem Kunden durchsetzen, den Sie behalten möchten, ist eine geschäftliche Abwägung; viele Unternehmen nennen den Anspruch in der letzten Mahnung und verzichten darauf, sobald ein Ratenplan vereinbart ist.
Wie viele schriftliche Erinnerungen vor dem Anruf?
Zwei ist die übliche Antwort: eine freundliche kurz nach dem Fälligkeitstermin, eine nachdrückliche etwa zwei Wochen später. Bringt die zweite weder eine Zahlung noch eine Antwort, ist ein Gespräch der nächste Schritt, der noch etwas verändert.
Verliere ich den Kunden, wenn ich der Zahlung nachgehe?
Als feste, höfliche Abfolge meist im Gegenteil: Sie zeigt ein Unternehmen, das ordentlich geführt wird. Was Kunden kostet, ist die improvisierte Variante, zwei Monate Funkstille und dann eine Drohung.
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