Wat AI-incasso kost als je portefeuille klein is

Hoe wordt AI-incasso eigenlijk geprijsd?

Vier modellen dekken bijna elke offerte die je onder ogen krijgt. Per bewerkt dossier: een prijs voor elk dossier dat het platform in een maand aanraakt, hoeveel contactmomenten dat ook kost. Per contact of per minuut: je betaalt voor activiteit, wat je beloont als dossiers snel rond zijn en je straft als ze slepen; spraak-AI voor incasso wordt meestal zo afgerekend, per gespreksminuut. Een percentage van de opbrengst: het model van het incassobureau in een softwarejasje, een deel van wat er wordt geïnd. En platform plus gebruik: een vaste maandvergoeding voor het systeem met een kleinere meter erbovenop, de gebruikelijke vorm voor tools die alleen geschreven herinneringen versturen.

Geen van deze vier is het goedkope model. Elk is goedkoop voor een ander soort portefeuille, en daarom telt het model zwaarder dan het getal dat ernaast staat.

Waarom verandert een klein volume de rekensom?

Omdat vaste kosten zich niet meer kunnen verstoppen. Bij vijftigduizend dossiers verdwijnt een platformvergoeding in de kosten per dossier; bij vijfhonderd zijn ze de kosten per dossier. Reken één voorbeeld door. Stel dat een platform 1.000 euro per maand rekent en je 400 dossiers met een betalingsachterstand hebt: dat is 2,50 euro per dossier voordat er één gesprek is gevoerd. Dezelfde vergoeding over 4.000 dossiers is 25 cent. Bij de kleinere portefeuille kost hetzelfde product per dossier tien keer zoveel, en het enige wat veranderde is de omvang van de portefeuille.

Daarom passen prijzen per dossier of als percentage van de opbrengst meestal beter bij een kleine portefeuille. Een leverancier die jouw segment serieus neemt, geeft je om dezelfde reden een prijs op beide manieren en laat zien waar het omslagpunt ligt.

Waar zitten de verborgen kosten?

Buiten de offerte, vooral op drie plekken. Integratie: wat je team kwijt is aan het koppelen van je systemen, en dat is echt geld, ook als niemand er een factuur voor stuurt. Minimale looptijden: een contract van twaalf maanden maakt van een goedkope maand een duur jaar als het niet past, en dat pleit voor een pilot voordat je tekent. En toeslagen: belminuten, extra talen en extra kanalen worden vaak apart afgerekend, dus een offerte die uitging van alleen geschreven berichten groeit zodra er ook gebeld wordt.

Hoe vergelijk je het met de alternatieven?

Op netto-opbrengst, over dezelfde dossiers en dezelfde periode. Voor een klein bedrijf is software inmiddels een volwaardig alternatief voor een incassobureau, maar alleen de rekensom vertelt of het voor jou het goedkopere is. Zet drie kolommen naast elkaar: wat de softwareroute oplevert na haar prijs, wat een bureau oplevert na zijn provisie, en wat je huidige aanpak oplevert na een eerlijke telling van de uren die erin gaan zitten. Die derde kolom schatten kleine bedrijven verkeerd in, want de avonden van de eigenaar staan nooit op een factuur.

Maak de vergelijking vervolgens waar ze werkelijk wordt beslist: op je verse achterstanden, niet op wat je al hebt afgeboekt. Op schuld die niemand kan innen, lijkt elke optie op de andere. De verschillen worden zichtbaar waar het geld nog zit. Daar controleer je ook of je incassokosten per dossier echt dalen: deel wat je uitgeeft door het aantal dossiers dat betaalde, niet door het aantal dat je hebt aangeraakt.